Problem, jaki jest stale dostrzegalny w obrocie gospodarczym z udziałem osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, to swoiste nadawanie odrębnej podmiotowości samemu oznaczeniu dodatkowemu firmy takiego przedsiębiorcy. Podobny problem jest dostrzegalny na gruncie spółki cywilnej. Brzmi skomplikowanie, ale warto to wyjaśnić, by unikać błędów w przyszłości.
Firma osoby fizycznej, a dodatkowe oznaczenie nazwy takiej firmy
Dla lepszego zilustrowania posłużyć się należy fikcyjną nazwą przedsiębiorcy: (wymyśloną wyłącznie na potrzeby tego artykułu) określanego jako: „F.H. Medical Center Jan Nowoczesny”. Przy takim wpisie firmy, często określenie dodatkowe firmy (poniekąd wskazujące na profil prowadzonej działalności) jest mylone, z tym co rzeczywiście jest firmą takiej osoby fizycznej. By to odkodować, choć wydaje się to niezbyt skomplikowane należy odróżnić dodatkowe oznaczenie firmy, od samej firmy. Otóż „F.H. Medical Center” będzie tym pierwszym, a więc dowolnie obranym dodatkowym oznaczeniem firmy nie będącym wcale obowiązkowym elementem firmy. Owy „Jan Nowoczesny” – to w istocie firma prowadzonej przez Jana Nowoczesnego działalności gospodarczej. Powyższe wynika z treści art. 43[4] Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.
Można zaznaczyć, że dodawanie do nazwy firmy skrótów: „F.H.”, „F.H-U.”, czy „P.H-U.”, bądź podobnych – po pierwsze nie jest wcale obowiązkowe, jakby się mogło wydawać, a po drugie – wynika zapewne z uwarunkowań historycznych, gdzie dawniej powszechna była tendencja używania tego rodzaju oznaczeń dla prowadzonej (nie tylko jednoosobowo) działalności gospodarczej.
Jak określać jednoosobowego przedsiębiorcę w umowach?
Powielane od lat błędy w określaniu stron przy konstruowaniu umów z udziałem osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, doprowadziły do przekonania o swoistej podmiotowości (odrębności) tego co nie jest imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy, lecz dodatkowym oznaczeniem jego firmy. To spowodowało, że w świadomości wielu osób określenie, jak w naszym przykładzie „F.H. Medical Center”, jest czymś „ważniejszym” niż faktycznie firma takiego przedsiębiorcy, a nade wszystko jest to odrębny byt prawny.
Zatem, za nieprawidłowe należy uznać określanie w umowach (czy pismach) podmiotu będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, jako „F.H. Medical Center” bez wskazania imienia i nazwiska takiej osoby. Nie jest to żaden podmiot oderwany od naszego przykładowego Jana Nowoczesnego. Całkowitym nieporozumieniem jest określanie w umowie strony, jako „F.H. Medical Center reprezentowanej przez właściciela: Jana Nowoczesnego”. Jest to nadal ta sama osoba.
Niepodważalnie stroną umowy będzie zawsze Jan Nowoczesny, a więc nasz przedsiębiorca (osoba fizyczna), niezależnie od tego, jakie nada dodatkowe oznaczenie prowadzonej działalności. Prawidłowo zatem w umowach powinno się wskazywać, że stroną jest „Jan Nowoczesny prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą „F.H. Medical Center Jan Nowoczesny”. Nie możemy przy tym zapominać o miejscu prowadzenia przez niego działalności gospodarczej (także miejscu zamieszkania, jeśli jest inne), jak również numerze identyfikacji podatkowej (NIP), choćby dla lepszej możliwości weryfikacji takiego podmiotu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (za pomocą bezpłatnej wyszukiwarki internetowej pod adresem: https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/Search.aspx).
Co ze spółką cywilną? Czy to odrębny podmiot w obrocie gospodarczym?
Niepodzielnie z działalnością gospodarczą wiąże się także działalność prowadzona przez osoby fizyczne w ramach spółki cywilnej. Tutaj – podobnie, jak przy działalności jednoosobowej – pojawiają się analogiczne i typowe błędy w oznaczaniu stron umowy z udziałem spółki cywilnej.
Znów na potrzeby zobrazowania problemu należy posłużyć się przykładem. Przyjmując, że do naszego Jana Nowoczesnego dołącza Mariola Nowa, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą: „Spa Mariola Nowa”. W drodze wspólnych ustaleń, osoby te postanowiły prowadzić wspólnie działalność w formie spółki cywilnej oznaczonej, jako „Medical Center & Spa s.c.”.
Powyższe, choć przykładowe, oznaczenie nazwy prowadzonej działalności w formie spółki cywilnej jest często spotykane. Tyle, że wprowadza w błąd potencjalnych (a mniej zorientowanych) kontrahentów, sugerując nawet podmiotowość spółki cywilnej. Nasza przykładowa „Medical Center & Spa s.c.” nie stanowi bowiem samodzielnego podmiotu w obrocie gospodarczym, oderwanego od działalności gospodarczej prowadzonej faktycznie przez każdego z jej wspólników, a więc Jana i Mariolę.
Dla przejrzystości, a także zminimalizowana błędów należy pierw ustalić, kto jest faktycznie wspólnikiem w takiej spółce cywilnej. Tutaj z pomocą przychodzi ponownie wyszukiwarka CEiDG, gdzie za pomocą numeru NIP takiej spółki cywilnej, ustalimy krąg wspólników spółki cywilnej. Następnie, należy wskazać w umowie, że jej stroną są odpowiednio: Jan Nowoczesny oraz Mariola Nowa prowadzący wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod firmą: „Medical Center & Spa s.c. Jan Nowoczesny i Mariola Nowa”.
Spółka cywilna to nic innego, jak umowa dwóch (lub więcej) osób, które wspólnie zdecydowały się na prowadzenie działalności gospodarczej w celu osiągnięcia zamierzonego celu. Przy czym, to każda z tych osób (wspólników), a nie spółka cywilna jest faktycznie stroną umowy. Takie oznaczenie strony umowy, czyli wskazanie każdego ze wspólników spółki cywilnej (a nie spółki cywilnej), przekłada się także na proces cywilny (np. powództwo o zapłatę w ramach windykacji), gdzie jako pozwanych należy zawsze wskazać wspólników spółki cywilnej. Spółka cywilna nie ma podmiotowości prawnej i nie jest właściwe nadawanie jej podmiotowości, na wzór spółek określonych w Kodeksie spółek handlowych.